Falls du dich dafür entschieden hast die Buchhaltung für deine vermögensverwaltende UG / GmbH anfangs oder dauerhaft selbst zu erledigen, dann solltest du dir eine geeignete Software für die Buchhaltung zulegen. In diesem Artikel beschreibe ich dir Anforderungen an die Buchhaltungssoftware für eine vermögensverwaltende Kapitalgesellschaft , die aus meiner Erfahrung heraus sinnvoll sind.

Anforderungen an eine Buchhaltung-Software für deine Spardosen GmbH

Vollständiger Kontenrahmen

Trivial scheint die Anforderung zur Unterstützung der notwendigen Buchungskonten zu sein. Allerdings unterstützt nicht jede Software einen vollständigen Kontenrahmen. Manchmal ist der Grund die gutgemeinte Absicht den Benutzer vor zu vielen Konten zu schützen, die er in seinem Buchungsalltag nicht brauchen wird. Auf der sicheren Seite bist du, wenn die Software einen kompletten Kontenrahmen (Beispielsweise SKR04) unterstützt.

Buchungsvorlagen

Eine Anforderung, die von den meisten Tools unterstützt wird und sehr nützlich ist, sind Buchungsvorlagen. Damit lassen sich häufig vorkommende Geschäftsvorfälle noch schneller buchen.

Bilanzgenerierung

Deine Software sollte möglichst in der Lage sein auf Knopfdruck eine Handelsbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zu generieren. Aus meiner Sicht ist das immer eine gute Möglichkeit deine Buchungen zu plausibilisieren.

Jahresabschluss

Die Software sollte dich bei der Erstellung des Jahresabschlusses inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung unterstützen. Im Idealfall setzt das Tool auf Basis des Jahresabschlusses die Konten für das neue Geschäftsjahr gleich richtig auf.

e-Bilanz

Für das Finanzamt darfst du deine Handelsbilanz in eine Steuerbilanz überführen und dann elektronisch übertragen. Entweder sollte die SW die Erzeugung der Steuerbilanz unterstützen oder Schnittstellen zu entsprechenden Tools wie e-Bilanz online. bieten.

Cloudlösung

Ich bevorzuge mittlerweile bei vielen Anwendungen eine Cloudlösung, die über den Browser zu bedienen ist. Der Vorteil ist, dass du von verschiedenen Rechnern auf deine Daten zugreifen kannst und diese automatisch in der Cloud gesichert werden. Außerdem musst du dich in der Regel nicht mehr um SW updates kümmern.

Einfache Bedienung

Die Bedienung sollte nach einer kurzen Einarbeitungszeit möglichst effizient sein.

Schnittstellen zu Geschäftskonten

Einige Anbieter von Geschäftskonten bieten bereits Schnittstellen zu Buchhaltungslösungen an. In diesem Fall werden die Umsätze deines Geschäftskontos in deine Buchhaltung-SW übertragen und stehen dort direkt zur Buchung zur Verfügung. In manchen Fällen kann die Buchhaltung-SW (nach entsprechender Einrichtung) die Umsätze selbstständig erkennen und korrekt buchen.

Schnittstellen zu Depots

Bisher leider noch nirgends habe ich die Möglichkeit gefunden eine Buchhaltung-Software direkt mit meinem Firmendepot zu verbinden. Eine Lösung die die Depoumsätze (Käufe, Verkäufe, Ausschüttungen etc.) direkt in die Buchhaltung übernimmt wäre tatsächlich perfekt.

Ein Kompromiss können Zwischenformate wie CSV oder Excel sein. Dazu müssen die Umsätze des Depots in das entsprechende Format exportiert werden und dann von deinem Buchhaltung-Tool korrekt importiert werden. An diesem Punkt schlummert einiges an Potential um den Aufwand für die Buchführung deiner Spardosen GmbH drastisch zu reduzieren.

Kosten

Nicht zu vernachlässigen ist der Kostenpunkt. Eine Lösung, die für große Unternehmen ausgelegt kann schnell teuer werden.

Lösungen für die Buchführung deiner Spardosen GmbH

Die folgende Tabelle zeigt dir eine Übersicht von Lösungen, die ich in Betracht gezogen habe.

MonKey OfficeLexofficeSevdeskSage Business Cloud BuchhaltungGNUCash
BuchungskontenVollständig (SKR03, SKR04)Nicht vollständig*Nicht vollständigVollständig (SKR03, SKR04)Vollständig (SKR03, SKR04)
BuchungsvorlagenJaJaJaJaJa
BilanzgenerierungJaNeinNeinJa?
JahresabschlussJaJaJaJa?
e-BilanzExport nach e-Bilanz onlineNein???
CloudNeinJaJaJaNein
BedienungGut??Gut?
Konto-SchnittstelleImportJaJaJaJa
Depot-SchnittstelleImportNeinNeinImport ?Import
OSMac, WindowsBrowserBrowserBrowserMac, Linux, Windows
Kosten pro Jahr179 Euro12 x 14,90 Euro12 x 15,90 Euro12 x 14 Eurokostenlos

lexoffice

* Auf meine Anfrage wie ich Aktien im Anlagevermögen mit lexoffice buchen kann bekam ich die folgende Auskunft:

In lexoffice ist es leider in keiner Version möglich, eigene und individuelle Buchungskonten oder Kostenstellen anzulegen oder Bezeichnungen vorhandener Konten zu ändern. In keinem unserer Produkte ist der komplette Kontenrahmen des SKR03 / SKR04 enthalten. lexoffice möchte den Buchungsaufwand für die Nutzer möglichst gering halten und hat somit einen „schmalen“Kontenrahmen, der lediglich die wichtigsten Geschäftsfälle abdeckt. In lexoffice können Sie nur bewegliches Anlagevermögen erfassen, gerne können Sie für Entwicklungswünsche die lexoffice-Ideensammlung nutzen:

Lexoffice Support (10.08.2020)

Sage Business Cloud Buchhaltung

Die Cloud-Anwendung macht einen sehr aufgeräumten und durchdachten Eindruck. Es stehen die vollständigen Kontenrahmen zur Verfügung, so dass alle Buchungen für die vermögensverwaltende GmbH manuell ausgeführt werden können. Die Funktion zur Bilanzgenerierung ist vorhanden und sieht auch im Browser gut aus. Meine Versuche zur Anbindung von Girokonten (Holvi, Kontist, Postbank, …) haben leider nicht auf Anhieb geklappt. Funktionen wie die Anbindung an eBilanz online und die Importmöglichkeiten für Depotumsätze müssten noch tiefer untersucht werden.

GNUCash

Eine vielversprechender Neuzugang ist die freie Finanzsoftware GNUCash. Die Aufnahme in dieser Übersicht geht auf die Empfehlung eines Inner Circle Mitglieds zurück. Die Software bietet die vollständige Unterstützung u.a. des SKR04 Kontenrahmens. Neben Buchungsvorlagen ist auch das Anlegen von wiederkehrenden Buchungen möglich. Ich selbst stehe noch am Anfang der Evaluation. Wir werden uns aber die Software im Inner Circle genauer anschauen und gegen die Anforderungen prüfen.

Sobald wir hier einen Schritt weiter sind, wird dieser Artikel aktualisiert.

Meine aktuelle Wahl für die Buchführung meiner vermögensverwaltenden GmbH

Ich selbst habe mich vor zwei Jahren für MonKey Office von ProSaldo entschieden. Ausschlaggebend war, dass alle für die Spardosen GmbH benötigten Buchungskonten verfügbar waren. Außerdem fand ich die Funktion zur Generierung von Bilanzen auf Basis der Buchungsdaten sehr gut. Zwar bietet MonKey Office kein Ablage der Daten in der Cloud. Allerdings kann man die MonKey-Office Datenbank auf einem Dienst wie iCloud ablegen. Dadurch bin ich immerhin etwas flexibler was den Zugriff angeht. Anstatt „vorgefertigter“ Interfaces zu Banken bietet MonKey Office einen konfigurierbaren CSV-Import. Wenn also die Banken/Depot-Anbieter entsprechende CSV-Exporter anbieten dann lassen sich die Daten zumindest semi-automatisch importieren. Für alle Mac User eine gute Nachricht: Die SW läuft nativ auf dem Mac (ohne Windows-Emulation).

Unsere Vision für die perfekte Lösung

Ein ausschlaggebender Punkt für die perfekte Lösung wird mittelfristig sein, wie gut sich die Transaktionen eines Wertpapier-Depots automatisch mit der Buchhaltung synchronisieren lassen. Gelingt es uns dies zu automatisieren, dann können wir den Aufwand für die Buchhaltung einer vermögensverwaltenden GmbH drastisch senken.

Falls du andere SW-Lösungen kennst, die die oben beschriebenen Anforderungen erfüllen, dann hinterlasse mir bitte einen Kommentar. Ich ergänze dann die Tabelle!

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Maximilian
Maximilian
30 Tage zuvor

Aus meiner Sicht ist die beste und intuitivste Software derzeit BuchhaltungsButler.

Reinhard Reschke
Reinhard Reschke
30 Tage zuvor

Sage Business Cloud unterstützt SKR 04 und Bilanzgenerierung. Kosten rund 8 bzw. 14 EUR zzgl. MWSt (Reverse Charging). Import manueller Buchungen fehlt jedoch. Ansonsten bin soweit voll zufrieden.

Reinhard
Reinhard
30 Tage zuvor
Reply to  Eduard

Sage 100 ist eine ERP Lösung. Für meine Zwecke einer vermögensverwaltenden GmbH vollkommen überdimensioniert. Sage Business Cloud liefert nur Buchhaltung. Details hier.
https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/buchhaltung/
An den Support darfst du jedoch keine allzu große Ansprüche haben. Und die App für das Smartphone ist auch nicht gerne der letzte Schrei. Ansonsten wissen die was sie machen. Wie gesagt SKR03/04 vollständig vorhanden und konfigurierbar.

Reinhard
Reinhard
25 Tage zuvor
Reply to  Eduard

Hallo Eduard,ich habe mir MonKey näher angeschaut. Es macht einen sehr strukturierten Eindruck und ist vergleichsweise günstig. Ich werde MonKey nutzen. Vielen Dank für die Vorstellung des Programms! Eine Frage die sich mir stellt, wie gehst du mit den Belegen um? Die Datenbank kann rasch sehr groß werden, wenn die Belege an die Buchungen angehängt werden. VG Reinhard

Ines Bechter
Ines Bechter
24 Tage zuvor

Hallo Eduard, es gibt eine Software namens Taxpool-Buchhalter Bilanz, die 110 EUR kostet, updatefähig ist und aus meiner Sicht alles hat. Außerdem gibt es einen Funktionsüberblick über alle 3 Softwarearten: Mini (kostenlos), EÜR und Bilanz.
Gruß Ines

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