Falls du dich dafür entschieden hast die Buchhaltung für deine vermögensverwaltende UG / GmbH anfangs oder dauerhaft selbst zu erledigen, dann solltest du dir eine geeignete Software für die Buchhaltung zulegen. In diesem Artikel beschreibe ich dir Anforderungen an die Buchhaltungssoftware für eine vermögensverwaltende Kapitalgesellschaft , die aus meiner Erfahrung heraus sinnvoll sind.
Anforderungen an eine Buchhaltung-Software für deine Spardosen GmbH
Vollständiger Kontenrahmen
Trivial scheint die Anforderung zur Unterstützung der notwendigen Buchungskonten zu sein. Allerdings unterstützt nicht jede Software einen vollständigen Kontenrahmen. Manchmal ist der Grund die gutgemeinte Absicht den Benutzer vor zu vielen Konten zu schützen, die er in seinem Buchungsalltag nicht brauchen wird. Auf der sicheren Seite bist du, wenn die Software einen kompletten Kontenrahmen (Beispielsweise SKR04) unterstützt.
Buchungsvorlagen
Eine Anforderung, die von den meisten Tools unterstützt wird und sehr nützlich ist, sind Buchungsvorlagen. Damit lassen sich häufig vorkommende Geschäftsvorfälle noch schneller buchen.
Bilanzgenerierung
Deine Software sollte möglichst in der Lage sein auf Knopfdruck eine Handelsbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zu generieren. Aus meiner Sicht ist das immer eine gute Möglichkeit deine Buchungen zu plausibilisieren.
Jahresabschluss
Die Software sollte dich bei der Erstellung des Jahresabschlusses inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung unterstützen. Im Idealfall setzt das Tool auf Basis des Jahresabschlusses die Konten für das neue Geschäftsjahr gleich richtig auf.
E-Bilanz
Für das Finanzamt darfst du deine Handelsbilanz in eine Steuerbilanz überführen und dann elektronisch übertragen. Entweder sollte die SW die Erzeugung der Steuerbilanz unterstützen oder Schnittstellen zu entsprechenden Tools wie eBilanz online. bieten.
Cloud-Lösung
Ich bevorzuge mittlerweile bei vielen Anwendungen eine Cloud-Lösung, die über den Browser zu bedienen ist. Der Vorteil ist, dass du von verschiedenen Rechnern auf deine Daten zugreifen kannst und diese automatisch in der Cloud gesichert werden. Außerdem musst du dich in der Regel nicht mehr um SW updates kümmern.
Einfache Bedienung
Die Bedienung sollte nach einer kurzen Einarbeitungszeit möglichst effizient sein.
Schnittstellen zu Geschäftskonten
Einige Anbieter von Geschäftskonten bieten bereits Schnittstellen zu Buchhaltungslösungen an. In diesem Fall werden die Umsätze deines Geschäftskontos in deine Buchhaltung-SW übertragen und stehen dort direkt zur Buchung zur Verfügung. In manchen Fällen kann die Buchhaltung-SW (nach entsprechender Einrichtung) die Umsätze selbstständig erkennen und korrekt buchen.
Schnittstellen zu Depots
Durch VICTAR gibt es mittlerweile eine Schnittstelle zu deinen Wertpapierdepots, mit denen du die Wertpapierverbuchung automatisieren kannst.
Die von VICTAR erzeugte DATEV-Datei kannst du problemlos in jede Buchhaltung-Software importieren, die erweiterbare Kontenrahmen und 8Stellige Sachkontennummern unterstützt.
Kosten
Nicht zu vernachlässigen ist der Kostenpunkt. Eine Lösung, die für große Unternehmen ausgelegt kann schnell teuer werden.
Lösungen für die Buchführung deiner Spardosen GmbH
Die folgende Tabelle zeigt dir eine Übersicht von Lösungen, die ich in Betracht gezogen habe.
| MonKey Office Fibu | Lexoffice | Sevdesk | Sage Business Cloud Buchhaltung | GNUCash | DATEV Unternehmen Online | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kontenrahmen | Vollständig (SKR03, SKR04) | Nicht vollständig* | Nicht vollständig | Vollständig (SKR03, SKR04) | Vollständig (SKR03, SKR04) | Vollständig (SKR03, SKR04) |
| Kontenrahmen erweiterbar | Ja | Nein | Nein | Nein | Ja | Ja |
| 8-Stellige Sachkonten möglich | Ja | Nein | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Buchungsvorlagen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Bilanzgenerierung | Ja | Nein | Nein | Ja | ? | Ja |
| Jahresabschluss | Ja | Ja | Ja | Ja | ? | Ja |
| e-Bilanz | Export nach e-Bilanz online | Nein | ? | ? | ? | Ja |
| Cloud | Nein | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Bedienung | Gut | ? | ? | Gut | ? | ? |
| Konto-Schnittstelle | Import | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Depot-Schnittstelle | Import über VICTAR | Nein | Nein | Nein | Nein | Import über VICTAR |
| OS | Mac, Windows | Browser | Browser | Browser | Mac, Linux, Windows | Browser, Windows |
| Kosten pro Jahr | 179 Euro | 12 x 14,90 Euro | 12 x 15,90 Euro | 12 x 14 Euro | kostenlos |
lexoffice
* Auf meine Anfrage wie ich Aktien im Anlagevermögen mit lexoffice buchen kann bekam ich die folgende Auskunft:
In lexoffice ist es leider in keiner Version möglich, eigene und individuelle Buchungskonten oder Kostenstellen anzulegen oder Bezeichnungen vorhandener Konten zu ändern. In keinem unserer Produkte ist der komplette Kontenrahmen des SKR03 / SKR04 enthalten. lexoffice möchte den Buchungsaufwand für die Nutzer möglichst gering halten und hat somit einen „schmalen“Kontenrahmen, der lediglich die wichtigsten Geschäftsfälle abdeckt. In lexoffice können Sie nur bewegliches Anlagevermögen erfassen, gerne können Sie für Entwicklungswünsche die lexoffice-Ideensammlung nutzen:
Lexoffice Support (10.08.2020)
Sage Business Cloud Buchhaltung
Die Cloud-Anwendung macht einen sehr aufgeräumten und durchdachten Eindruck. Es stehen die vollständigen Kontenrahmen zur Verfügung, so dass alle Buchungen für die vermögensverwaltende GmbH manuell ausgeführt werden können. Die Funktion zur Bilanzgenerierung ist vorhanden und sieht auch im Browser gut aus. Meine Versuche zur Anbindung von Geschäftskonten haben leider nicht auf Anhieb geklappt. Funktionen wie die Anbindung an eBilanz online und die Importmöglichkeiten für Depotumsätze müssten noch tiefer untersucht werden.
GNUCash
Eine vielversprechender Neuzugang ist die freie Finanzsoftware GNUCash. Die Aufnahme in dieser Übersicht geht auf die Empfehlung eines Inner Circle Mitglieds zurück. Die Software bietet die vollständige Unterstützung u.a. des SKR04 Kontenrahmens. Neben Buchungsvorlagen ist auch das Anlegen von wiederkehrenden Buchungen möglich. Ich selbst stehe noch am Anfang der Evaluation. Wir werden uns aber die Software im Inner Circle genauer anschauen und gegen die Anforderungen prüfen.
Sobald wir hier einen Schritt weiter sind, wird dieser Artikel aktualisiert.
MonKey Office von ProSaldo
Ich selbst habe mich 2019 für MonKey Office Fibu von ProSaldo entschieden. Ausschlaggebend war, dass alle für die Spardosen GmbH benötigten Buchungskonten verfügbar waren. Außerdem fand ich die Funktion zur Generierung von Bilanzen auf Basis der Buchungsdaten sehr gut.
Zwar bietet MonKey Office kein Ablage der Daten in der Cloud. Allerdings kann man die MonKey-Office Datenbank auf einem Dienst wie iCloud ablegen. Dadurch bin ich immerhin etwas flexibler was den Zugriff angeht. Anstatt „vorgefertigter“ Interfaces zu Banken bietet MonKey Office einen konfigurierbaren CSV-Import. Wenn also die Banken/Depot-Anbieter entsprechende CSV-Exporter anbieten dann lassen sich die Daten zumindest semi-automatisch importieren. Für alle Mac User eine gute Nachricht: Die SW läuft nativ auf dem Mac (ohne Windows-Emulation).
Mein Tipp
Wenn du die Bedingungen für Existenzgründer erfüllst kannst du die Software von ProSaldo ein Jahr kostenlos nutzen.
Falls du die Bedingungen nicht erfüllst oder eine Update-Lizenz brauchst, bekommst du mit dem Gutscheincode
R3E-66R-JYU-C79
einen Rabatt von 10% auf alle Lizenzen*.
MonKey Office unterstützt über seinen DATEV-Import auch den Import der von VICTAR automatisch generierten Buchungssätze. Damit entfällt der Aufwand für die manuelle Buchung deiner Depottransaktionen.
Unsere Vision für die perfekte Lösung
Ein ausschlaggebender Punkt für die perfekte Lösung ist, wie gut sich die Transaktionen eines Wertpapier-Depots automatisch mit der Buchhaltung synchronisieren lassen. Gelingt es uns dies zu automatisieren, dann können wir den Aufwand für die Buchhaltung einer vermögensverwaltenden GmbH drastisch senken.
Genau das haben wir jetzt geschafft. Die Lösung nennt sich VICTAR. VICTAR automatisiert die Buchführung für deine Depotaktivitäten, so dass du dich in deiner Trading GmbH voll auf deine Investments konzentrieren kannst.
Aus meiner Sicht ist die beste und intuitivste Software derzeit BuchhaltungsButler.
Hallo Maximilian, danke für den Tipp. Es gibt viele Interessante Punkte bei Buchhaltungsbutler. Aktuell scheint es in Buchhaltungsbutler selbst noch keine Auswertungsfunktionen für die Bilanz und GuV zu geben. Wenn das kommt, könnte es interessant werden.
https://wissen.buchhaltungsbutler.de/hc/de/articles/11473492321053-Bilanz-Erkl%C3%A4rung-und-%C3%9Cbermittlung
Gibts jetzt
Sage Business Cloud unterstützt SKR 04 und Bilanzgenerierung. Kosten rund 8 bzw. 14 EUR zzgl. MWSt (Reverse Charging). Import manueller Buchungen fehlt jedoch. Ansonsten bin soweit voll zufrieden.
Hallo Reinhard, ich tue mich ein bisschen schwer mit den vielen Produkten von SAGE. Mein Testaccount ist für Sage 100 Office Online.
Sage 100 ist eine ERP Lösung. Für meine Zwecke einer vermögensverwaltenden GmbH vollkommen überdimensioniert. Sage Business Cloud liefert nur Buchhaltung. Details hier.
https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/buchhaltung/
An den Support darfst du jedoch keine allzu große Ansprüche haben. Und die App für das Smartphone ist auch nicht gerne der letzte Schrei. Ansonsten wissen die was sie machen. Wie gesagt SKR03/04 vollständig vorhanden und konfigurierbar.
Danke für den Hinweis. Habe mich gerade registriert und werde es ein bisschen auf die Kriterien abklopfen.
Hallo Eduard,ich habe mir MonKey näher angeschaut. Es macht einen sehr strukturierten Eindruck und ist vergleichsweise günstig. Ich werde MonKey nutzen. Vielen Dank für die Vorstellung des Programms! Eine Frage die sich mir stellt, wie gehst du mit den Belegen um? Die Datenbank kann rasch sehr groß werden, wenn die Belege an die Buchungen angehängt werden. VG Reinhard
Hallo Reinhard,
vielen Dank für dein Feedback. Bisher hänge ich die Belege immer an die Buchungen an. Zusätzlich habe ich sie noch separat in der iCloud. Ich vermute die Entwickler von ProSaldo habe eine Lösung gefunden, damit die Performance nicht unter der DB-Größe leidet.
Viele Grüße,
Eduard
Wir haben in unser Firma Monkey Office seit guten 13 Jahren im Einsatz und das mit der Performance geht gar nicht mehr. Jeder Klick ist eine Qual.
Hallo Philipp,
vielen Dank für die Info. Das kann ich natürlich nicht beurteilen, weil ich erst im zweiten Geschäftsjahr bin und wenige Buchungen habe.
Viele Grüße,
Eduard
Sage unterstützt zudem die eBilanz direkt – verbunden mit Kosten von 99 Euro im Jahr!
Stand Anfang November 2020:
Haben die Cloud-Lösungen von Sage nicht den volle Mächtigkeit der Desktopvarianten – die ihrerseits nur eine update auf die Sage Quantum Lösung auch über Rechner hinweg Daten synchronisieren können.
Sage hat leider aktuell keine Unterstützung für die Steuerunterlagen (für eine ganzheitlich generische Lösung aus einer Hand)
Hallo Eduard, es gibt eine Software namens Taxpool-Buchhalter Bilanz, die 110 EUR kostet, updatefähig ist und aus meiner Sicht alles hat. Außerdem gibt es einen Funktionsüberblick über alle 3 Softwarearten: Mini (kostenlos), EÜR und Bilanz.
Gruß Ines
Hallo Ines,
vielen Dank für deinen Hinweis!
Viele Grüße,
Eduard
Hallo Ines, vielen Dank für den Hinweis auf Taxpool. Gefällt mir auf den ersten Blick ganz gut. Eine konkrete Frage, kann man die in einem anderen Thread von Eduard vorgestellten Buchungssätze über die LUA Schnittstelle importieren? ( z.B. die Transaktionsdaten aus dem IB Flexquery auf die von Eduard vorgestellten Konten). Ich habe mal flüchtig über die API geschaut und glaube es sollte gehen, aber jemanden zu fragen der sich auskennt kann viel Arbeit sparen. Ein kurzes ja oder nein würde schon helfen Danke Gruß Dirk
Hallo Ines, hast Du bereits Erfahrungen mit Taxpool sammeln können und bist Du zufrieden? Ich liebäugle mit Taxpool, weil es einen sehr guten Funktionsumfang für meine Zwecke zu einem Top-P-/L-Verhältnis bietet. Gruß Martin
Auch wenn man aus IB Kontoauszügen nahezu 100% Buchungssätze generieren kann und somit nur das Tagesgeschäft (z.B. IHK, Lei, Darlehen, Steuerberater, …) verbuchen muss, ist es meiner Meinung nach nicht wichtig, ob eine Buchhaltungssoftware den Jahresabschluss machen kann. Aus ganz einfachen Grund. Wer in diesen Dingen nicht Fit, sollte das nicht Selbst machen, das bringt mehr Probleme mit sich, denn für den Jahresabschluss bzw. jedes neue Jahr gibt es weitere Buchungen. Wichtig ist, dass ein Export (In der Regel) Datev Export existiert, damit die Buchhaltung zum Steuerberater kann. Selbst nutze ich die gleiche Software wie der Steuerberater (will hier keine Werbung machen, ist aber eine etwas teurere hier nicht genannte Lösung).
Hallo Philipp, da gebe ich dir recht. Wer in solchen Dingen nicht fit ist sollte das nicht selbst machen. MonkeyOffice besitzt einen Datev-Eport allerdings habe ich ihn noch nicht genutzt um Daten mit einem Steuerberater auszutauschen.
Gerne kannst du deine Lösung hier nennen.
Hatte Monkey Office in zwei Firmen im Einsatz. In der neusten Firma arbeiten wir nun mit Agenda, weil der Steuerberater das nutzt. Das ist vergleichbar intensiv wie Datev, nur günstiger. Aber wir zahlen da schon gute 60 bis 70 eur im Monat. Das ist für viele natürlich zu viel. Belege werden direkt in der cloud hinterlegt. Durch Text Erkennung erfolgen Nuchungsvorschlaege und die Software lernt. Im Bankkonto kann ich Regeln festlegen, dass er Buchungen automatisch erkennt,…. Nette Funktionen die ihren Preis haben. Da wir in der Lizenz mehrere Mandaten haben, werde ich es auch für die vvgmbh nutzen. Vor allem da man da immer anrufen und fragen kann. Wenn Ich bei monkey nicht weiter kam, war das mit Support immer schwierig. Mag auch daran liegen, dass ich Buchhaltung nur über die Jahre learning bei doing lernte und nicht vom Fach bin. Letztendlich ist es egal welche Lösung man nutzt, wenn die Verbindung zum Steuerberater geht. Datev export bietet ja so gut wie jeder an.
By the way, ich wollte zunächst nicht ganz glauben, dass Lexoffice als Marktführer hier keine wirkliche Option ist – erhielt jedoch eben jene Bestätigung!
Dennoch ergibt ein Anruf bei der Lexware-Produktberatung, das durch eine Kombination des Buchhaltungs- und des Anlagenmoduls auch Anlagevermögen verdatet werden kann.
Ähnlich wie bei MonKey Office bestehen dabei dann die Vorteile einer Cloud-Lösung nicht!
(Lexware Produktberatung: 0800 539 80 11 von Mo. – Fr. 08:00 – 20:00 Uhr und Sa. 09:00 – 14:00 Uhr)
Also, ich kann bestätigen das Lexoffice geht. Mein Partner spielt die generierten IB Buchungssätze auch in Lexoffice rein. Solle eh jede ordentliche Buchhaltungssoftware können, wobei man ordentlich ein dehnbarer Begriff ist.
Mein Favorit wäre die preiswerte cloudbasierte Collmex-Buchhaltung für 8,95 Euro monatlicher Kosten. Vorteil: Es können neue Konten manuell nachgetragen werden.
Hallo, wie ist denn der neueste Stand? Würde mir jetzt Monkey anschaffen. An sich hatte ich Lexware im Auge, aber das scheint nicht vollständig zu sein. Wegen IIB-Import, aus anderen Gründen haben wir einen sehr fähigen Programmier am Start. Nach eurer Einschätzung, sollte der Import der IB-CSV-Dateien wirklich ein Problem sein?
Soviel ich verstanden habe sind SKR03/04 in GNUCash nicht vollstaendig. Ausserdem sind SKR04 extra verschluesselt: https://wiki.gnucash.org/wiki/De/SKR04 (als Beispiel). Schade eigentlich: bin Linux-Verfechter.
Hallo Alex, einige unserer Inner Circle Mitglieder buchen auch mit GNUCash. Soweit ich weiss sind die Kontenrahmen keine Showstopper.
Danke fuer den Tipp!
Hallo an alle die ihre GmbH erst kürzlich gegründet haben. Die Lizenz für MonKey Office
bekommen Existenzgründer im ersten Jahr kostenlos. Ab dem zweiten Jahr zahlt ihr lediglich die Verlängerungsgebühr.
https://www.monkey-office.de/store/monkeyoffice/index.html
Vielen Dank für den Tipp!
Beim Bestellen der Gründer-Lizenz wird zwar nach der HR-Eintragung oder Gewerbeanmeldung gefragt, jedoch hat bei mir schon die Gründungsurkunde ausgereicht!
So musste ich nicht bis zur HRE warten und kann bereits mit der Eröffnungsbilanz und Buchungen anfangen.
Grüße
Michael (nogard)
Hallo,
wollte mal die kostenlose GnuCash ausprobieren, aber da kann man ja nicht mal die Daten des Steuerpflichtigen hinterlegen bzw. eine Firma anlegen oder weiß es jemand besser ??
Auf den ersten Blick ziemlich unbefriedigend.
Marko
Hallo,
ich spiele mit dem Gedanken, eine vv UG anzulegen. Da ich als Freiberufler bereits einen Steuerberater und DATEV Unternehmen Online habe: Brauche ich dann überhaupt eine weiter Lösung wie hier vorgeschlagen? Oder kann ich nicht einfach die VICTAR Dokumente einlesen und meinen StB. in die Steuererklärung einfügen lassen (Bilanz erstellen)?
Hallo Simon,
vielen Dank für deine Frage. Wenn du einen Steuerberater hast, der die Steuererklärung macht, dann brauchst du keine zusätzliche Buchhaltung-Software.
Du kannst die von VICTAR erzeugten DATEV-Dateien direkt einlesen (lassen).
Viele Grüße,
Eduard
Super, vielen Dank! Tolle Seite und Infos, super hilfreich.
Sehe ich es richtig, dass ein K.O.-Kriterium für die Wahl der Buchhaltungssoftware das Format der Kontonummern ist?
Dieses muss wegen des VICTAR-Kontorahmens 8-stellig sein. Ist das richtig?
Ich benutze bereits das LEXWARE-Office Paket. Hier kann man den SKR 03-Kontorahmen zwar durch die Anlage neuer Sachkonten ergänzen. Allerdings werden im Sachkontenbereich max. 5 Stellen zugelassen.
Hallo Mikaesch,
ja das ist richtig. Um Wertpapier-Transaktionen korrekt abzubilden, sind leider 8-Stellige Erfolgs- und Sachkonten notwendig. In die Kontennummern fließen beispielsweise Informationen ein wie die Asset-Klasse und Währung. Allein für die Abbildung der verschiedenen Asset-Klassen (Aktien, ETF, Optionen, Futures, etc.) sind beispielsweise schon zwei Stellen notwendig.
Viele Grüße,
Eduard
Hallo Eduard,
vielen Dank für die rasche Reaktion. Mittlerweile habe ich in Erfahrung bringen können, wie man die FiBu von Lexware die Kontonummern-Länge ändern kann. Somit wäre das Problem gelöst. Ein weiteres Kriterium für eine Buchhaltungssoftware ist wohl auch die Mehrwährungsfähigkeit. Ist das richtig?
MfG Mikaesch
Hallo Mikaesch, ja, richtig. Die Bestandskonten werden in der jeweiligen Tradewährung (z.B.: USD) zusammen mit dem jeweiligen Umrechnungskurs in EUR gebucht.
Die Ergebniskonten natürlich in EUR.
Viele Grüße,
Eduard
Hallo Eduard, vielen Dank für die Bestätigung. Damit scheinen die Buchaltungsprogramme von LEXWARE ungeeignet zu sein.
Ein kleiner Optimierungsvorschlag: könntest Du die Merkmale Kontonummerformat und Mehrwährungsfähigkeit in Deine Tabelle zur Auswahl geeigneter Buchhaltungssoftware aufnehmen?
VG Michael
Hallo Mikaesch,
das ist eine sehr gute Idee! Mache ich.
Viele Grüße,
Eduard
Was hältst du von Odoo? Ist kostenlos, wenn man nur Modul „Buchhaltung“ nutzt. SKR03/04 vorhanden.
Hallo Jens, klingt sehr interessant was man über Odoo lesen kann. Weißt du ob der Kontenarahmen sich erweitern lässt und 8stellige Sachkonten unterstützt?
Hallo ihr, ich habe bei odoo nachgefragt und heute diese Antwort bekommen: In Odoo lässt sich der Kontenrahmen erweitern und auch die 8stelligen Sachkonten werden unterstützt. Ebenso sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 für Deutschland enthalten.
Es könnte also funktionieren und ich finde die Plattform sehr interessant.
Viele Grüße
Jan
Hallo Jan, vielen Dank für die Info. Werden uns das anschauen. Viele Grüße, Eduard
Hallo Eduard,
kann man Buchaltung für meine Spardose uG auch über WISO :buhl machen?