Falls du dich dafür entschieden hast die Buchhaltung für deine vermögensverwaltende UG / GmbH anfangs oder dauerhaft selbst zu erledigen, dann solltest du dir eine geeignete Software für die Buchhaltung zulegen. In diesem Artikel beschreibe ich dir Anforderungen an die Buchhaltungssoftware für eine vermögensverwaltende Kapitalgesellschaft , die aus meiner Erfahrung heraus sinnvoll sind.
Anforderungen an eine Buchhaltung-Software für deine Spardosen GmbH
Vollständiger Kontenrahmen
Trivial scheint die Anforderung zur Unterstützung der notwendigen Buchungskonten zu sein. Allerdings unterstützt nicht jede Software einen vollständigen Kontenrahmen. Manchmal ist der Grund die gutgemeinte Absicht den Benutzer vor zu vielen Konten zu schützen, die er in seinem Buchungsalltag nicht brauchen wird. Auf der sicheren Seite bist du, wenn die Software einen kompletten Kontenrahmen (Beispielsweise SKR04) unterstützt.
Buchungsvorlagen
Eine Anforderung, die von den meisten Tools unterstützt wird und sehr nützlich ist, sind Buchungsvorlagen. Damit lassen sich häufig vorkommende Geschäftsvorfälle noch schneller buchen.
Bilanzgenerierung
Deine Software sollte möglichst in der Lage sein auf Knopfdruck eine Handelsbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zu generieren. Aus meiner Sicht ist das immer eine gute Möglichkeit deine Buchungen zu plausibilisieren.
Jahresabschluss
Die Software sollte dich bei der Erstellung des Jahresabschlusses inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung unterstützen. Im Idealfall setzt das Tool auf Basis des Jahresabschlusses die Konten für das neue Geschäftsjahr gleich richtig auf.
E-Bilanz
Für das Finanzamt darfst du deine Handelsbilanz in eine Steuerbilanz überführen und dann elektronisch übertragen. Entweder sollte die SW die Erzeugung der Steuerbilanz unterstützen oder Schnittstellen zu entsprechenden Tools wie eBilanz online. bieten.
Cloud-Lösung
Ich bevorzuge mittlerweile bei vielen Anwendungen eine Cloud-Lösung, die über den Browser zu bedienen ist. Der Vorteil ist, dass du von verschiedenen Rechnern auf deine Daten zugreifen kannst und diese automatisch in der Cloud gesichert werden. Außerdem musst du dich in der Regel nicht mehr um SW updates kümmern.
Einfache Bedienung
Die Bedienung sollte nach einer kurzen Einarbeitungszeit möglichst effizient sein.
Schnittstellen zu Geschäftskonten
Einige Anbieter von Geschäftskonten bieten bereits Schnittstellen zu Buchhaltungslösungen an. In diesem Fall werden die Umsätze deines Geschäftskontos in deine Buchhaltung-SW übertragen und stehen dort direkt zur Buchung zur Verfügung. In manchen Fällen kann die Buchhaltung-SW (nach entsprechender Einrichtung) die Umsätze selbstständig erkennen und korrekt buchen.
Schnittstellen zu Depots
Durch VICTAR gibt es mittlerweile eine Schnittstelle zu deinen Wertpapierdepots, mit denen du die Wertpapierverbuchung automatisieren kannst.
Die von VICTAR erzeugte DATEV-Datei kannst du problemlos in jede Buchhaltung-Software importieren, die erweiterbare Kontenrahmen und 8Stellige Sachkontennummern unterstützt.
Kosten
Nicht zu vernachlässigen ist der Kostenpunkt. Eine Lösung, die für große Unternehmen ausgelegt kann schnell teuer werden.
Lösungen für die Buchführung deiner Spardosen GmbH
Die folgende Tabelle zeigt dir eine Übersicht von Lösungen, die ich in Betracht gezogen habe.
| MonKey Office Fibu | Lexoffice | Sevdesk | Sage Business Cloud Buchhaltung | GNUCash | DATEV Unternehmen Online | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kontenrahmen | Vollständig (SKR03, SKR04) | Nicht vollständig* | Nicht vollständig | Vollständig (SKR03, SKR04) | Vollständig (SKR03, SKR04) | Vollständig (SKR03, SKR04) |
| Kontenrahmen erweiterbar | Ja | Nein | Nein | Nein | Ja | Ja |
| 8-Stellige Sachkonten möglich | Ja | Nein | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Buchungsvorlagen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Bilanzgenerierung | Ja | Nein | Nein | Ja | ? | Ja |
| Jahresabschluss | Ja | Ja | Ja | Ja | ? | Ja |
| e-Bilanz | Export nach e-Bilanz online | Nein | ? | ? | ? | Ja |
| Cloud | Nein | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Bedienung | Gut | ? | ? | Gut | ? | ? |
| Konto-Schnittstelle | Import | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Depot-Schnittstelle | Import über VICTAR | Nein | Nein | Nein | Nein | Import über VICTAR |
| OS | Mac, Windows | Browser | Browser | Browser | Mac, Linux, Windows | Browser, Windows |
| Kosten pro Jahr | 179 Euro | 12 x 14,90 Euro | 12 x 15,90 Euro | 12 x 14 Euro | kostenlos |
lexoffice
* Auf meine Anfrage wie ich Aktien im Anlagevermögen mit lexoffice buchen kann bekam ich die folgende Auskunft:
In lexoffice ist es leider in keiner Version möglich, eigene und individuelle Buchungskonten oder Kostenstellen anzulegen oder Bezeichnungen vorhandener Konten zu ändern. In keinem unserer Produkte ist der komplette Kontenrahmen des SKR03 / SKR04 enthalten. lexoffice möchte den Buchungsaufwand für die Nutzer möglichst gering halten und hat somit einen „schmalen“Kontenrahmen, der lediglich die wichtigsten Geschäftsfälle abdeckt. In lexoffice können Sie nur bewegliches Anlagevermögen erfassen, gerne können Sie für Entwicklungswünsche die lexoffice-Ideensammlung nutzen:
Lexoffice Support (10.08.2020)
Sage Business Cloud Buchhaltung
Die Cloud-Anwendung macht einen sehr aufgeräumten und durchdachten Eindruck. Es stehen die vollständigen Kontenrahmen zur Verfügung, so dass alle Buchungen für die vermögensverwaltende GmbH manuell ausgeführt werden können. Die Funktion zur Bilanzgenerierung ist vorhanden und sieht auch im Browser gut aus. Meine Versuche zur Anbindung von Geschäftskonten haben leider nicht auf Anhieb geklappt. Funktionen wie die Anbindung an eBilanz online und die Importmöglichkeiten für Depotumsätze müssten noch tiefer untersucht werden.
GNUCash
Eine vielversprechender Neuzugang ist die freie Finanzsoftware GNUCash. Die Aufnahme in dieser Übersicht geht auf die Empfehlung eines Inner Circle Mitglieds zurück. Die Software bietet die vollständige Unterstützung u.a. des SKR04 Kontenrahmens. Neben Buchungsvorlagen ist auch das Anlegen von wiederkehrenden Buchungen möglich. Ich selbst stehe noch am Anfang der Evaluation. Wir werden uns aber die Software im Inner Circle genauer anschauen und gegen die Anforderungen prüfen.
Sobald wir hier einen Schritt weiter sind, wird dieser Artikel aktualisiert.
MonKey Office von ProSaldo
Ich selbst habe mich 2019 für MonKey Office Fibu von ProSaldo entschieden. Ausschlaggebend war, dass alle für die Spardosen GmbH benötigten Buchungskonten verfügbar waren. Außerdem fand ich die Funktion zur Generierung von Bilanzen auf Basis der Buchungsdaten sehr gut.
Zwar bietet MonKey Office kein Ablage der Daten in der Cloud. Allerdings kann man die MonKey-Office Datenbank auf einem Dienst wie iCloud ablegen. Dadurch bin ich immerhin etwas flexibler was den Zugriff angeht. Anstatt „vorgefertigter“ Interfaces zu Banken bietet MonKey Office einen konfigurierbaren CSV-Import. Wenn also die Banken/Depot-Anbieter entsprechende CSV-Exporter anbieten dann lassen sich die Daten zumindest semi-automatisch importieren. Für alle Mac User eine gute Nachricht: Die SW läuft nativ auf dem Mac (ohne Windows-Emulation).
Mein Tipp
Wenn du die Bedingungen für Existenzgründer erfüllst kannst du die Software von ProSaldo ein Jahr kostenlos nutzen.
Falls du die Bedingungen nicht erfüllst oder eine Update-Lizenz brauchst, bekommst du mit dem Gutscheincode
R3E-66R-JYU-C79
einen Rabatt von 10% auf alle Lizenzen*.
MonKey Office unterstützt über seinen DATEV-Import auch den Import der von VICTAR automatisch generierten Buchungssätze. Damit entfällt der Aufwand für die manuelle Buchung deiner Depottransaktionen.
Unsere Vision für die perfekte Lösung
Ein ausschlaggebender Punkt für die perfekte Lösung ist, wie gut sich die Transaktionen eines Wertpapier-Depots automatisch mit der Buchhaltung synchronisieren lassen. Gelingt es uns dies zu automatisieren, dann können wir den Aufwand für die Buchhaltung einer vermögensverwaltenden GmbH drastisch senken.
Genau das haben wir jetzt geschafft. Die Lösung nennt sich VICTAR. VICTAR automatisiert die Buchführung für deine Depotaktivitäten, so dass du dich in deiner Trading GmbH voll auf deine Investments konzentrieren kannst.
