In den folgenden Abschnitten findest du meine Erfahrungen um die Buchhaltung für deine Spardosen GmbH mit minimalem Aufwand zu erledigen. Minimal bedeutet dabei möglichst wenig Zeit und Geld zu investieren aber den Anforderungen an eine ordentliche Buchhaltung gerecht zu werden.
Delegieren oder selbst machen
Du solltest dir zuerst die Frage stellen ob du die Buchhaltung deiner vermögensverwaltenden GmbH selbst erledigen oder lieber delegieren möchtest. Die folgenden Tabelle zeigt dir die jeweiligen Vor- und Nachteile aus meiner Sicht.
Delegieren
Selbst machen
Falls du dich für das Delegieren der Buchhaltung entschließt, dann kommen für dich eine Vielzahl von Anbietern infrage. Ich habe eine Liste von Steuerberatern für dich zusammengestellt, die auch die Buchführung für dich übernehmen können.
Falls du die Buchhaltung für deine Spardosen GmbH zumindest in den Anlaufjahren selbst in die Hand nehmen möchtest, dann lies einfach weiter.
Buchhaltung
Buchhaltungs-Software auswählen
Wähle eine Software aus, die dich möglichst optimal bei der Buchhaltung für deine Spardosen-GmbH unterstützt. Ich finde die folgenden Kriterien besonders wichtig:
- Unterstützung der für eine vermögensverwaltende GmbH relevanten Konten: Ich habe für dich eine Liste der 9 wichtigsten Buchungskonten für deine Spardosen-GmbH zusammengestellt. Leider unterstützt nicht jede Buchhaltungssoftware alle diese Konten.
- Erstellung von Buchungsvorlagen: Es gibt einige Buchungen, die du immer wieder durchführen musst. Die wichtigsten Buchungssätze für deine Spardosen-GmbH helfen dir dabei diese schnell zu erledigen.
- Generierung von monatlicher Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auf Knopfdruck
- Unterstützung für Jahresabschluss. Insbesondere Schnittstelle zur Erstellung einer eBilanz
Die von mir genutzte Software für die Buchhaltung meiner Spardosen GmbH ist MonKey Office der deutschen Firma Prosaldo. Die Einzellizenz für MonKey Office FIBU kostet aktuell einmalig 199 Euro Netto. Eine Updatelizenz ist nach einem Jahr empfehlenswert und kostet dann ca. 79 Euro Netto.
Tipp
Mit dem Gutscheincode R3E-66R-JYU-C79 bekommst du einen Rabatt von 10% auf alle Lizenzen. Wenn du die Bedingungen für Existenzgründer erfüllst kannst du die Software von ProSaldo sogar ein Jahr kostenlos nutzen.
Buchhaltungs-Software einrichten
Da du eine Buchhaltung mit minimalem Aufwand für deine Spardosen-GmbH brauchst, solltest du die Buchhaltung-Software perfekt auf deine Bedürfnisse zuschneiden. (Ich habe die wichtigsten Buchungssätze für deine Spardosen-GmbH in einem Artikel für dich beschrieben.)
Beispielsweise solltest du dir Buchungsvorlagen für einige der häufigsten Geschäftsvorfälle einrichten. Diese kannst du dann immer wieder verwenden, wenn der gleiche Geschäftsvorfall nochmal auftritt. Du musst dann nicht nochmal überlegen wie der Fall gebucht werden muss und buchst dadurch blitzschnell. Führe anschließend die Eröffnungsbuchungen für die Einzahlung des Stammkapitals aus und deine Buchhaltung-Software ist startklar. Wenn du die Eröffnungsbuchungen durchgeführt hast, dann kannst du mit einem Click deine Eröffnungsbilanz erstellen. Herzlichen Glückwunsch!
All diese Schritte findest du in meinem Tutorial „Buchhaltung-Software für die Spardosen GmbH einrichten: So hab ich es gemacht.“ Dort habe ich Schritt für Schritt und inklusive Screenshots leicht nachvollziehbar beschrieben wie ich vorgegangen bin um ProSaldo Monkey Office für meine vermögensverwaltende GmbH einzurichten.
Wichtig: Ich mache in dem Tutorial keine allgemeine Schulung/Einführung in Buchhaltung sondern fokussiere auf meine Umsetzung für die Spardosen GmbH!
Das Tutorial umfasst:
- Anlegen einer Spardosen GmbH als Firma in der Buchhaltung-Software
- Anlegen von Buchungskonten für Geschäftsdepot und Geschäftskonto
- Anlegen der Buchungsvorlagen Teil 1 (z.B.: Rechts- und Beratungskosten, Nebenkosten des Geldverkehrs, Weiterbildungskosten, Kauf von Aktien, Einnahme von Dividenden)
- Eröffnungsbuchungen für Aktiva und Passiva
- Erzeugung der Eröffnungsbilanz
Umsätze des Firmenkontos zur Buchung vorbereiten
Bei vielen modernen Firmenkonten gibt es die Möglichkeit deine Ausgaben bestimmten Kategorien zuzuordnen. Viele Geschäftskonten für Kapitalgesellschaften bieten mittlerweile Funktionen an, die dich bei der Buchführung unterstützen. Damit kannst du Kategorien für deine Buchhaltung anlegen und diesen Kategorien die Kontennummern zuweisen die du auch in deiner Buchhaltungs-Software verwendest.
Wann immer du einen Umsatz auf deinem Geschäftskonto hast, kannst du den Umsatz mit einem Klick kategorisieren. Außerdem kannst du sogar für jeden Umsatz einen Beleg hochladen. Den benötigst du später in deiner Buchhaltungs-Software. Was ist der Vorteil dieser Vorgehensweise? Wenn du deine Buchhaltung 1x im Monat erledigst siehst du mit einem Blick welche Buchungsvorlage du verwenden musst.
Umsätze des Firmendepots zur Buchung vorbereiten
Deine häufigsten Geschäftsvorfälle bestehen im Kaufen und Verkaufen von Wertpapieren wie Aktien, ETF oder Optionen und den Einnahmen aus Dividenden oder Optionsprämien. Alle Daten die du zur Buchung brauchst findest du in den Umsatzaufzeichnungen deines Geschäftsdepots. Ich kaufe die Aktien für meine vermögensverwaltende GmbH auf Basis meiner 3 Anlagestrategien. Dabei kommen pro Monat etliche Buchungen zusammen.
Es gibt verschiedene Strategien um die Aufwände für die Buchhaltung deiner vv GmbH zu reduzieren.
Die für mich optimale Vorgehensweise besteht in der Automatisierung der Buchhaltung mit VICTAR.
Geschäftsvorfälle in der Buchhaltungs-Software buchen
Einmal pro Monat solltest du die Geschäftsvorfälle in deiner Buchhaltungs-Software erfassen. Wenn du die Buchungen wie oben beschrieben vorbereitet hast, dann hast du jetzt alles für die Erfassung bereit:
- Den zu buchenden Betrag
- Die Buchungsvorlage, in der du den Betrag einträgst
- Den Beleg für die Buchung
Bei jedem Buchungsvorgang legt dir die Software automatisch eine Beleg-Nr. an. Ich öffne dann das PDF des Belegs und trage diese Nummer oben rechts auf dem Beleg ein. Anschließend lege ich das PDF noch im Verzeichnis der Belege in der iCloud ab. Die Dokumente kannst du bei Bedarf ausdrucken und in einem Ordner abheften. Dann hast du eine zusätzliche Dokumentation.
Die mit VICTAR generierten Buchungsstapel für meine Trading-Depots kann ich einfach über die DATEV-Schnittstelle importieren.
Bilanzen generieren
Sobald das erste Geschäftsjahr abgeschlossen ist, solltest du die Bilanz für den Jahresabschluss deiner Spardosen GmbH erstellen. Wenn du die bisherigen Schritte jeden Monat durchgeführt hast, dann ist die Erstellung der Bilanz für den Jahresabschluss mit einem Click erledigt. Ich habe dir ein Anschauungsbeispiel erstellt. Darin siehst du wie eine solche Bilanz für meine Spardosen GmbH im Eröffnungsjahr aussieht. Wichtig: Du kannst das Anschauungsbeispiel nicht einfach kopieren, mit eigenen Daten befüllen und einreichen. Denn wie ich im Artikel „Steuererklärung für deine Spardosen GmbH“ beschrieben habe, musst du diese erst in die Form einer eBilanz überführen.
Du lernst am Anschauungsbeispiel welche Struktur für die Jahresabschlussbilanz von dir erwartet wird. Du siehst darin die verschiedenen Positionen der Aktiva und Passiva meiner als UG gegründeten vermögensverwaltenden Kapitalgesellschaft am Ende des Eröffnungsjahres. Mit dem Beispiel kannst du lernen wie eine Bilanz für den Jahresabschluss gegliedert ist. Zusätzlich zu den Konten und Positionen der Bilanz findest du im Anschauungsbeispiel auch die zugehörige Gewinn- und Verlustrechnung. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dir zum Beispiel wie die Buchungskonten „Fortbildungskosten“ und „Sofortabschreibungen geringwertige Wirtschaftsgüter“ in die Berechnung des Gewinns eingehen.
Geschafft !
Deine Bilanz für den Jahresabschluss und die zugehörige Gewinn- und Verlustrechnung solltest du sorgfältig ablegen. Der Geschäftsführer (=Du) musst sie nämlich für die Feststellung des Jahresabschlusses den Gesellschaftern (=Du) vorlegen. Nach der Erstellung der Bilanz für den Jahresabschluss deiner vermögensverwaltende Kapitalgesellschaft kannst du mit der Steuererklärung für deine Spardosen GmbH beginnen.
Weiterführende Artikel
In den folgenden Artikel findest du mehr Informationen und Tipps rund um die Buchhaltung deiner Spardosen GmbH.