Augenöffnend: Mein VV GmbH Jahresabschluss 2020

Einmal mit Profis zusammenarbeiten

Eine wichtige Erfahrung aus dem ersten Jahr war, dass die Wertpapierverbuchung der größte Teil meines Gesamtaufwands war. Dies war der Grund weshalb ich schon damals angefangen habe an einer Automatisierungslösung für die Wertpapierverbuchung zu arbeiten. Ich hatte bereits viel Zeit in meine Lösung investiert als plötzlich ein Anbieter auf dem Markt trat, der dieses Problem bereits gelöst zu haben schien. Ich nenne ihn mal „PRIDE Money“.

PRIDE Money schien die automatische Verbuchung anzubieten und gleichzeitig Steuerberater die meine Abschlüsse und Steuererklärungen zu einem Flatrate-Tarif erledigen. Das schien die Transparenz zu sein auf die ich gewartet hatte. Außerdem wollte ich wissen wie echte Profis vorgehen und ich beauftragte PRIDE Money Ende 2020 mit dem vv GmbH Jahresabschluss für 2020. Danach geschah erst mal – nichts. Lange Zeit geschah nichts. Dann kam die erste Rechnung für…hmm ja wofür eigentlich. Na ja, wird schon passen, erst mal bezahlt.

Mañana, mañana

Meine Rolle als Kunde bestand leider öfter als ich es mir gewünscht hatte darin nach dem aktuellen Stand zu fragen. Meistens war die Antwort: Wir haben noch viel Zeit. Wir melden uns dann schon. Zwischenergebnisse wie Verbuchung meines Geschäftskontos oder meiner Depottransaktionen oder selbst Rückfragen zu offensichtlich fehlenden Dokumenten: Fehlanzeige. Ich hatte das Gefühl, dass mein Fall bei PRIDE Money gaaaaaanz weit nach hinten gerutscht ist.

Im März 2021 wurde ich dann langsam etwas nervös. Ich hatte bei PRIDE Money mittlerweile etliche Dokumente, Giro-Konten-Excel-Exporte und Verträge hochgeladen. Leider deutete nichts darauf hin, dass dies jemand bei PRIDE Money bemerkt, geschweige denn angeschaut hätte. Bei Rückfragen hiess es im Mai würde es dann losgehen…

In dieser Zeit nahm ich die Arbeit an meiner eigenen Lösung (die heute VICTAR heisst) wieder auf. Artig wiess ich PRIDE Money darauf hin dass ich an dieser App arbeite. Die Wochen vergingen ohne dass sich (für mich erkennbar) irgendetwas bei PRIDE Money tat. In der Zwischenzeit hatte ich VICTAR offiziell auf Mit Rückenwind vorgestellt. Damals noch als Lösung für die automatisierte Wertverbuchung, die exklusiv für die Mitglieder des Inner Circle verfügbar ist.

WTF ?!

Eine Woche vor Ende der offiziellen Abgabefrist für die Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer 2020 dann der Paukenschlag. Mir wurde von PRIDE Money (zunächst ohne Angabe von Gründen) der Mandatsvertrag gekündigt. Telefonisch habe ich dann erfahren, dass VICTAR als Wettbewerb zu PRIDE Money gesehen wird.

Im ersten Moment war ich etwas geschockt. Ich hatte (zumindest anfangs) das Gefühl, dass sich Profis um mich kümmern würden. Jetzt stand ich da: Ein Geschäftskonto bei Holvi, ein Wertpapierdepot bei BANX, ein Wertpapierdepot bei Interactive Brokers, ein Wertpapierdepot bei der Comdirect, jede Menge Transaktionen und noch 7 Tage bis zur Abgabe.

Plan B: Der DIY vv GmbH Jahresabschluss

Also hiess es für mich Back to the Roots: Mit Rückenwind stand schon immer dafür Dinge selbst zu verstehen und selbst anzupacken. Als erstes habe ich daher ein Schreiben an den Fiskus aufgesetzt mit der Bitte um eine Fristverlängerung bis Ende Oktober 2021. Danach ging es darum die folgenden Punkte Schritt für Schritt abzuhaken:

Geschäftskonto verbuchen

Als erstes habe ich die Umsätze meines Geschäftskontos als CSV-Tabelle exportiert. Auf Basis der Buchungssätze, die ich bereits kannte war es relativ einfach die CSV-Tabelle in ein Format zu bringen, dass von meiner Buchhaltungssoftware eingelesen werden. Nachdem ich diese Tabelle also importiert hatte, konnte ich das Thema Geschäftskonto abhaken. Das war ja einfach.

BANX-Wertpapierdepot verbuchen

Mit Hilfe von VICTAR konnte ich alle Wertpapiertransaktionen meines BANX-Depots in DATEV-Buchungssätze umwandeln. Da DATEV ein standardisiertes Format ist, war der Import in meine Buchhaltungssoftware sogar noch einfacher als der Import meines Geschäftskontos. Zwischen der Verarbeitung der Daten durch VICTAR und der Darstellung der Buchungen in meiner Software vergingen weniger als 10 Minuten.

Interactive Brokers Wertpapierdepot verbuchen

Da Interactive Brokers und BANX auf der gleichen technischen Plattform basieren war die Verbuchung der Umsätze meines zweiten Depots genauso einfach. VICTAR erzeugte aus allen meinen Depottransaktionen für 2020 automatisch Buchungsstapel im DATEV-Format. Nochmal ein Import und auch die Buchungsdaten meines zweiten Depots waren in meiner Buchhaltungsoftware verfügbar. Wiederum in wenigen Minuten erledigt. Aber dann kam das Grauen…

Comdirect-Depot verbuchen

Da VICTAR aktuell nur die Daten von Interactive Brokers und den Resellern automatisch verbuchen kann, bekam ich ein Gefühl dafür wie es sich anfühlt die Wertpapierverbuchung ohne VICTAR zu erledigen.

Auch bei Comdirect kann man CSV-Tabellen exportieren. Allerdings gibt es separate Tabellen für das Wertpapierverrechnungskonto, für Steuern und für das eigentliche Depot. Meine erste Operation war es also diese 3 Tabellen zu einer einzigen zusammenzubasteln. Mit etwas Excel-Begabung geht das. Dann wurde mir allerdings bewusst, dass die von Comdirect gelieferten Transaktionsdaten leider nicht an die Qualität von Interactive Brokers oder BANX heran reichten. Das heisst Daten, wie beispielsweise Buchwerte von verkauften Aktien musste ich mir zu erst herausrechnen. Als dass erledigt war konnte ich die Tabelle so aufbereiten, dass aus den reinen Umsatzdaten Buchungssätze wurden, die ich mit meiner Buchhaltungssoftware verarbeiten kann.

Mehrere Stunden kostbarer Lebenszeit vergingen also mit Copy & Paste und Suchen & Ersetzen. Das ist leider langweilig & fehleranfällig. Am Ende dieses schmerzhaften Prozesses waren dann aber auch diese Buchungssätze in meiner Buchhaltungssoftware verfügbar.

Konten abstimmen

Danach konnte ich in meiner Buchhaltungssoftware zum ersten mal die Handelsbilanz für meinen vv GmbH Jahresabschluss 2020 erzeugen und alles auf Plausibilität prüfen. Ich habe also geprüft ob jedes Wertpapierkonto und jedes Wertpapierverrechnungskonto in meiner Buchhaltung mit den Auszügen der Broker und Banken übereinstimmt. Hier muss ich sagen, dass Ansichten wie die Bilanz sowie die Kontoauszüge, die meine Buchhaltungssoftware auch in Fremdwährung darstellen kann enorm hilfreich waren.

Handelsbilanz und GuV erzeugen

Nach der Kontenabstimmung ist die Erzeugung von Handelsbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung praktisch mit einem Knopfdruck erledigt. Das ganze noch ausdrucken und unterschreiben. Danach habe ich eine Gesellschafterversammlung einberufen (ich hatte gerade kurz Zeit) und den Jahresabschluss genehmigt. Alles selbstverständlich mit Protokoll dokumentiert.

Wer H(andelsbilanz) sagt muss auch E(-Bilanz) sagen

Der Fiskus möchte nun dass ich aus der Handelsbilanz die Steuerbilanz ableite. Das machen ich wie bei meinem ersten Abschluss auch mit E-Bilanz online. Bei der Erstellung meiner E-Bilanz war mir meine E-Bilanz aus dem Jahr 2019 eine Hilfe. Eine weitere Hilfe war mir mein Erfahrungsbericht zur Erstellung einer E-Bilanz, die ich für meine Inner Circle Mitglieder und für mich erstellt habe. Trotzdem gab es einige neue Knackpunkte in diesem Jahr: Zum einen die Behandlung des Verlustvortrags aus dem Jahr 2019 und die etwas komplexere Überleitungsrechnung.

Ich muss ehrlich gestehen, dass es mich etliche Stunden, einiges an Nerven und einige Rückfragen im E-Bilanz Online Forum gekostet hat, bis ich meine E-Bilanz ohne verbleibende Fehlermeldungen fertig hatte. Das liegt aus meiner Sicht vor allem an den teilweise extrem kryptischen Fehlermeldungen.

Insofern herrscht Triumph und kindliche Freude wenn E-Bilanz online verkündet, dass es nichts mehr zu meckern gibt.

Körperschaftsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung

Für meine Steuererklärungen verwende ich ELSTER. Ähnlich wie bei der E-Bilanz ist auch bei der KSt- und GwSt-Erklärung vor allem wichtig einen Nervenzusammenbruch wegen schlechter Dokumentation der ELSTER-Software und Komplexität der Steuerregelungen zu vermeiden. Die Steuerberater haben meinen größten Respekt und mein größtes Mitgefühl sich in dieser Komplexität zurechtzufinden.

Die wichtigste Herausforderung ist es mal wieder herauszufinden welche Abschnitte und Anlagen mich NICHT betreffen. Schliesslich sind diese Vorlagen für alle gleich, ob es sich um die kleine Software-Klitsche mit 3 Mitarbeitern oder einen Multi-Nationalen Großkonzern mit 100 Tochterunternehmen handelt.

Gefühlt war dieses Thema allerdings weniger strapaziös als die E-Bilanz.

Sag mir Steuerbescheid

Am 27.11.2021 sind schliesslich die Bescheide zur Körperschaftsteuererkläung und der Gewerbesteuererklärung für 2020 eingetroffen. Auch dieses mal hat der Fiskus die Erklärungen ohne Änderungswünsche akzeptiert. Damit hat mein vv GmbH Jahresabschlusses 2020 doch ein Happy End.

Lessons Learned

Schaue dir deinen Dienstleister genau an

Vermutlich waren meine Erfahrungen mit PRIDE Money ein unglücklicher Einzelfall. Es ist wahrscheinlich, dass andere Kunden deutlich bessere Erfahrungen gemacht haben als ich. Ausserdem wird sicherlich nicht jeder Kunde als Konkurrent zum eigenen Produkt gesehen.

Trotzdem solltest du dir deine Dienstleister natürlich genau anschauen. Ich finde es immer besonders spannend, wenn meine Berater selbst eine vermögensverwaltende GmbH nutzen und das Thema in der Praxis kennen.

Wähle deinen Broker sorgfältig aus

Ich selbst musste für das Jahr 2020 drei Depots verbuchen. Das lag daran, dass ich zunächst mit einem deutschen Broker gestartet bin und erst dann auf die Vorteile anderer Broker aufmerksam geworden bin. Ein Kriterium bei der Auswahl deines Brokers sollte auch sein, wie gut die Qualität der gelieferten Transaktionsdaten ist. Das ist vor allem dann wichtig, wenn du deine Wertpapierverbuchungen mit Lösungen wie VICTAR automatisieren willst. Der Platzhirsch was die Qualität der gelieferten Transaktionsdaten betrifft ist aktuell ziemlich unangefochten Interactive Brokers und die auf der gleichen Plattform basierenden Ableger wie BANX.

Automatisiere deine Wertpapierverbuchung

Wenn du deine Wertpapierverbuchung von Hand selbst erledigen möchtest, dann wird dich das ein erhebliches Maß an Zeit und Nerven kosten. Die Erfahrungen mit der manuellen Verbuchung meines Comdirect Depots haben mich schmerzlich daran erinnert. Du solltest deine Wertpapierverbuchung möglichst stark automatisieren. Ob du an einer eigenen Lösung arbeitest, die Dienste von PRIDE Money oder VICTAR nutzt, die Automatisierung wird dich auf jeden Fall von einem großen Teil deines Aufwands entlasten.

Liebe den Schmerz

Wenn du die Administration deiner vv GmbH komplett selbst erledigen willst, dann liebe den Schmerz. Das wirst du müssen wenn du dich im Alleingang mit der E-Bilanz und den Steuererklärungen auseinandersetzen willst. Wenn du deinen Schmerz lindern und von meinen Erfahrungen und den Erfahrungen von Gleichgesinnten profitieren möchtest, dann denke über eine Mitgliedschaft im Inner Circle nach.

Fazit: Plan B wird Plan A

Ich werde meinen vv GmbH Jahresabschluss auch 2021 wieder komplett selbst erledigen. Das heisst laufende Buchhaltung in meiner Buchhaltungssoftware. Meine Wertpapierverbuchung lasse ich ebenfalls wieder von VICTAR erledigen. Die neuen Erkenntnisse zur E-Bilanz, der Körperschaftsteuererklärung und der Gewerbesteuererklärung werden für den Jahresabschluss 2021 sicherlich Früchte tragen und dafür sorgen, dass diese lästigen Aufgaben noch schneller erledigt werden können.

Was ist dein Plan für die Administration deiner vv GmbH? Welche Erfahrungen kannst du nachvollziehen? Wie erleichterst du dir deine Arbeit? Ich freue mich auf deine Kommentare!